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Factura electrónica: qué es y cómo funciona

La facturación es uno de los procesos administrativos más importantes en cualquier empresa, pues en las facturas se incluyen los productos y/o servicios que se han vendido de forma detallada con su respectivo precio e impuestos añadidos para que el cliente la abone en cuanto sea posible. Sin las facturas las empresas no pueden cobrar de forma legal.

Para emitir facturas de forma profesional siempre es necesario un software de facturación como el Software del Sol y, además, hay que tener en cuenta nuevas modalidades de facturas distintas a las tradicionales, como es la factura electrónica.

¿Qué es una factura electrónica?

Es un documento digital con la misma funcionalidad que la factura tradicional, pero que se presenta a través de procedimientos electrónicos estandarizados. Estas facturas tienen como peculiaridad que se pueden validar sus datos y entregar a través de medios digitales. Todo ello en un formato estructurado a la perfección que incluye los mismos datos que una factura tradicional.

No hay que confundir la factura electrónica con una factura digital, por ejemplo, en un documento PDF. Un documento digital no es una factura electrónica, pues que estas tienen la misma consideración que las facturas en papel.

¿Cómo funcionan las facturas electrónicas?

El funcionamiento de las facturas electrónicas requiere de un método de validación digital, como puede ser el certificado digital. Para ello debe estar instalado en el ordenador en el que se va a enviar o recibir la factura electrónica. Es un certificado que se obtiene en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y es el mismo que se utiliza en servicios como el SEPE o la Seguridad Social.

Del mismo modo, es necesario tener un software de facturación electrónica en el que se puedan generar este tipo de archivos. Por ejemplo, la AEAT tiene los formatos Facturae 3.2 o Facturae 3.2.1. como los formatos que las empresas deben utilizar con las facturas electrónicas, algo que deben tener en cuenta los softwares de facturación.

Con este tipo de softwares se genera la factura electrónica y se firma con el certificado digital que le da validez legal ante cualquier entidad u organismo. Las facturas electrónicas no pueden ser manipuladas una vez que han sido firmadas con el certificado digital, por lo que, si hay que realizar cambios, se debería volver a firmar tras la modificación.

Una factura electrónica tiene el mismo alcance que una factura tradicional, puesto que ambos son documentos equivalentes recogidos por el Reglamento de Facturación. Pero las facturas electrónicas aportan interesantes ventajas, como son la agilidad en los trámites administrativos, la prevención contra actividades que puedan resultar fraudulentas o la vinculación directa a sistemas de pago.

Como se puede apreciar, el uso de la factura electrónica puede traer a las empresas una mayor seguridad y la posibilidad de remitir y recibir facturas a través de medios electrónicos verificados. Un avance en el ámbito administrativo de las empresas que permite mejorar sus relaciones con la administración y con otras empresas con las que mantenga una relación económica.

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