En plena era digital la forma en la que se relacionan las empresas, profesionales y autónomos con las consultorías y asesorías ha evolucionado. El uso de herramientas y plataformas digitales de gestión permite que esta interacción sea más dinámica y no necesite de constantes desplazamientos físicos o reuniones presenciales. Además, la gestión documental, intercambio de datos y presentaciones ante administraciones públicas se automatiza en la mayoría de los casos, facilitando una mayor agilidad del negocio, permitiendo a los emprendedores centrarse en tareas y procesos que añaden valor a su negocio.
A la hora de elegir el mejor programa contable y de gestión para una empresa es necesario tener en cuenta que estén adaptados a las necesidades actuales del mercado, como por ejemplo el trabajo en la nube para facilitar la movilidad de la empresa y evitar pérdidas de tiempo en desplazamientos innecesarios, por ejemplo.
Por qué es importante un buen programa informático de gestión
Seleccionar una buena aplicación para gestionar la contabilidad, facturación, nóminas y otras tareas habituales en toda empresa, es importante verificar que cumpla con una serie de criterios, entre los que podemos destacar:
Evitar errores
Con un software de gestión moderno se automatizan muchas de las tareas habituales que se realizan en el día a día de una empresa. Esto evita o minimiza los errores humanos relacionados con tareas repetitivas y tediosas.
Si se cometen menos errores la empresa incrementa su nivel de calidad y consigue un funcionamiento más ágil y eficiente, lo que repercute a muchos niveles (ahorro de costes, por ejemplo).
Ahorrar tiempo
Otro aspecto importante a la hora de seleccionar una aplicación para administrar un negocio es que permite liberar tiempo a los trabajadores, que puedan dedicarlo a otras tareas que aporten mayor valor.
Este tipo de aplicaciones evitan que se solapen tareas, es decir que se realicen varias veces. Por ejemplo, a la hora de realizar una factura de ventas, se genera de forma automática el correspondiente asiento contable, evitando que se tenga que realizar posteriormente el mismo.
Comunicación directa con la asesoría
Un buen software de gestión permitirá una mejor comunicación con la asesoría que se encarga de los distintos trámites y acciones contables, fiscales y laborales de la empresa. La información se puede hacer llegar de forma directa e inmediata a la asesoría para que puedan acelerar cualquier trámite, presentación, confección de impuestos, contratos, etc.
Cumplir con las Administraciones Públicas
Otro punto clave de un software de gestión empresarial actual es que permite ajustarse a las normas y leyes en cada momento, evitando que la empresa incumpla plazos de presentación, aplique de forma incorrecta tasas o que no presente algún modelo obligatorio, por ejemplo.
Cuáles son los mejores programas para gestionar tu empresa
En la actualidad, existen herramientas informáticas que facilitan al emprendedor la gestión de su negocio, garantizando su tranquilidad al permitir que el asesor tenga acceso a los datos necesarios de su empresa.
Software de facturación
La facturación es parte fundamental de los procesos diarios de una empresa y tiene gran importancia pues es clave para el cobro de las ventas. Una buena administración de la facturación facilita los cobros en la fecha fijada, garantizando que la empresa disponga de recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones a corto plazo.
El software de facturación es uno de los más importantes dentro de una empresa, automatizando muchas de las acciones que se realizan al crear una factura (convertir albarán en factura, aplicar descuentos e impuestos, o seleccionar un método de pago concreto, entre otras).
Software de contabilidad
Llevar una contabilidad precisa y ajustada a la normativa vigente es un requisito fundamental para el buen funcionamiento de cualquier tipo de empresa. Un programa de contabilidad es indispensable para poder automatizar muchos de los asientos y tareas propias de la contabilidad de un negocio, ahorrando tiempo, reduciendo posibles errores y garantizando que la empresa cumple con todo lo que marca la ley en cada momento. En este sentido, es clave que el emprendedor pueda trabajar de forma colaborativa con su asesor.
Software de gestión integral
En la actualidad muchas empresas apuestan por soluciones de gestión completas e integrales para conseguir mejorar el funcionamiento y hacer crecer su negocio. Entre este tipo de aplicaciones informáticas de gestión global podemos destacar:
ERP. Una aplicación de gestión de los recursos empresariales o ERP (enterprise resource planning), es una solución integral que centraliza toda la información de la empresa y permite realizar una administración completa y modular de todas las áreas del negocio. Este tipo de aplicaciones que antes estaban enfocadas solo para grandes corporaciones, ahora pueden ser utilizadas por cualquier tipo de empresa gracias a la amplia oferta existente.
CRM. Un CRM (customer relationship management) es una aplicación para la gestión óptima de las relaciones de la empresa con clientes y clientes potenciales. Gracias a este tipo de programa de gestión se alinea la fuerza de ventas con el departamento de marketing y el servicio de atención al cliente, consiguiendo numerosos beneficios para la empresa.
Software de nóminas
Un software laboral para la gestión de nóminas es otra de las aplicaciones que ahorran mucho trabajo y que permiten que la empresa y los empleados puedan estar tranquilos en cuanto a todo lo relacionado con sus retribuciones, vacaciones, contratos y cualquier otra cuestión laboral.
De todos modos, este tipo de programas son recomendables a partir de unos 20 trabajadores.
La evolución de la tecnología con la aparición del cloud computing y los smartphones, así como otros avances en el desarrollo de software, permite disponer de soluciones de gestión empresarial que realmente permiten mejorar el funcionamiento de una empresa.
La relación de la empresa con su asesoría es ahora directa e interactiva permitiendo que todos los procesos se realicen de forma mucho más rápida, eficiente y sencilla. Los programas de contabilidad, facturación, y similares automatizan muchas tareas y procesos, haciendo que las empresas puedan ser más productivas y competitivas
